De dienst Administratie en Salaris (DAS) heeft tot taak de administratieve dossiers van alle personeelsleden van het OCMW gedurende hun hele loopbaan te beheren en te zorgen voor de berekening en het beheer van de salarissen, lonen en sociale bijdragen.
Binnen de dienst Administratie en salaris zal ik verantwoordelijk zijn voor het beheer van een portefeuille van personeelsadministratieve dossiers ter voorbereiding van de salarisadministratie. Mijn dossiers beheren volgens de geldende reglementering, de interne procedures, de contractuele bijzonderheden, de effectieve prestaties, het verlof, de statuten... om de personeelsleden en hiërarchische lijn een professionele, stipte en kwalitatieve dienst te verlenen in het kader van hun dossiers en/of aanvragen.
Opstellen en bijwerken van de individuele dossiers van de personeelsleden in de verschillende fasen van hun loopbaan en dit met betrekking tot de termijnen: Dimona, attesten, verloven, ... ;
Het opmaken van beraadslagingen in verband met de dossiers die ik beheer voor het VB en de RMW, alsook de arbeidsovereenkomsten en bijlagen ;
De personeelsleden ontvangen, informeren en inlichten over hun persoonlijke dossiers, hun vragen beantwoorden en hun problemen oplossen (een "front-desk" oprichten) ;
Controleren van de regelmatigheid van de administratieve documenten van verschillende instellingen die nodig zijn voor het bijhouden van de personeelsdossiers ;
Diverse documenten schrijven: brieven, getuigschriften, sociale documenten, aankondigingen, dienstoorders indien nodig ;
Mijn deskundigheid op het gebied van processen, interne procedures en eventuele wetgeving op peil houden, zodat ik de hiërarchie op professionele wijze kan adviseren over deze verschillende aangelegenheden.
Toezicht houden op en controleren van de werktijden van de personeelsleden en hun registers aanpassen op basis van elementen zoals: tijdregistratie, overuren, jaarlijks verlof, ziekteverlof en vakanties ;
Beheer en follow-up van loopbaanonderbrekingen, omstandigheidsverloven, arbeidstijdvermindering alsook het onbetaald verlof in verband met de personeelsleden voor wie ik verantwoordelijk ben. Zorgen voor de interne en externe communicatie en de correcte opvolging van de dossiers ;
Ervoor zorgen dat het medisch onderzoek wordt uitgevoerd bij het personeel waarvoor ik verantwoordelijk ben. Zorgen voor de interne en externe communicatie, alsook voor de correcte opvolging van de dossiers.
Beheer het einde van de contracten met de personeelsleden waar ik verantwoordelijk voor ben. Zorgen voor de interne communicatie en de externe communicatie, alsook voor de correcte opvolging van de dossiers ;
Mijn eigen werkplan en persoonlijke organisatie beheren bij het opvolgen van mijn dossiers
Back-ups bieden voor mijn collega’s wanneer nodig.
Coördineren en verzekeren van het toegangsbeheer voor nieuwkomers: vingerafdruk, sleutels, kaarten, computertoegangsrechten, alsook het ter beschikking stellen van de nodige uitrusting wanneer zij hun werkzaamheden aanvatten: vaste en/of draagbare pc, mobiele telefoon en andere voordelen zoals: abonnementen, parkeerkaart, HIS-kaart, telefoon, enz.
Opvolgen van mobiele communicatie en reiskosten (NMBS - MIVB - Fiets - Auto - Voetganger) voor de dossiers van de personeelsleden voor wie ik verantwoordelijk ben.
Bachelor in Human Resources of over aantoonbare ervaring beschikken op een vergelijkbaar gebied ;
Ervaring bij een lokale overheid is een pluspunt;
Houder zijn van het certificaat Selor overeenkomstig artikel 9 §1al.1 of artikel 9 §2 van het Koninklijk Besluit van 8 maart 2001 – getuigende van voldoende kennis van het Nederlands.
Samenwerken ;
Handelen met integriteit en professionalisme ;
Zelfontplooiing ;
Analyseren ;
Uw werk structureren ;
Uw emoties beheersen ;
Communiceren.
Kennis inzake de structuren en de werking van de administratie;
Kennis inzake de besluitvormings- / overlegorganen ;
Kennis inzake de relevante regelgeving voor uw afdeling ;
Sociaal Handvest / Administratief en geldelijk statuut van het personeel / Arbeidsreglement / Code inzake het welzijn op de werkplek.
Technieken voor conflictbeheersing en probleemoplossing bij het personeel ;
Planning- en controle-instrumenten voor persoonlijk beheer ontwikkelen.
Praktische/technische vaardigheden op het gebied van computers, kantoorautomatisering (Word, Excel, Outlook...) ;
Gebruik kunnen maken van alle functionaliteiten van de software die nuttig zijn voor de uitoefening van de functie ;
De specifieke IT-toepassingen van de afdeling kennen (Workflow, HR-Access).
Opmaken van deliberaties ;
Brieven, e-mails en nota’s op een gestructureerde en foutloze manier kunnen schrijven.
Met duidelijkheid, assertiviteit en empathie praten ;
Duidelijk verwoorden van meningen, informatie en kernpunten in verband met een dossier ;
In staat zijn om contact op te nemen met diensten buiten het OCMW.
CBD 1 jaar, hernieuwbaar in COD, voltijds
Gelieve uw CV en uw motiveringsbrief vóór 06/06/2021 te sturen naar het volgend adres :
job15 chez cpasstgilles.brussels
met in het onderwerp vermelding van onze referentie "RECRUT 216" aub.
Enkel de kandidaturen die deze instructies respecteren zullen in aanmerking genomen worden.
Enkel de weerhouden kandidaturen zullen gecontateerd worden.