Administratief assistent (M/V) (Ref: RECRUT 215)

AANWERVING AFGESLOTEN

OPDRACHT VAN HET DEPARTEMENT / DE DIENST
In het kader van de activiteiten van het departement Volwassenenpreventie heeft de algemene coördinatie van de DPA-sectoren tot taak de nodige administratieve, logistieke en subsidiebeheersmiddelen in te zetten om het personeel van het departement Volwassenenpreventie in staat te stellen de opdrachten uit te voeren die erop gericht zijn de mensen die zich tot ons wenden, te helpen.

OPDRACHT EN ALGEMENE ACTIVITEITEN VAN DE FUNCTIE
De administratief medewerk(st)er voert de administratieve taken uit die inherent zijn aan de coördinatie van de dienst Volwassenenpreventie (DPA).
Zijn/haar hoofdactiviteiten zijn :
  Secretariaatsondersteuning van de verantwoordelijke van het departement van Volwassenenpreventie in het kader van de verschillende administratieve procedures die inherent zijn aan de activiteiten van het departement ;
  Zorgen voor de administratieve follow-up van de taken in verband met de uitvoering en de follow-up van de projecten, waaronder :
o Verwerking en archivering van diverse elementen in verband met overeenkomsten en partnerschappen ;
o Opstelling van beheersdashboards en tijdschema’s in het kader van het toezicht op de verantwoording van projecten ;
o Verzamelen van gegevens en documenten die door de subsidiërende autoriteiten worden verlangd ;
o Laatste kwaliteitscontrole vóór validering voor verzending door het afdelingshoofd;
o Beheer van de vergaderingen - CAS en AV ;
  Zorgen voor de opmaak van dossiers en verslagen die door de departementsverantwoordelijke worden verwerkt ;
  administratieve bijstand verlenen op het gebied van personeelsbeheer en verantwoording van subsidies ;

PROFIEL VAN DE FUNCTIE
Vereist diploma : enkel de kandidaturen van de houders van de volgende diploma’s worden in aanmerking genomen, met name : GHSO – verwant aan secretariaat.

Kennis (theoretisch, reglementaire…) :
  Kennis van secretariële technieken (opstellen van documenten, opmaakmethoden, archiveringsmethoden, enz;) ;
  Kennis van kantoorautomatiseringstools (Word, Excel, Outlook,...) ;
  Beheersing van het Frans en/of het Nederlands (zeer goede spelling), zowel mondeling als schriftelijk.

Praktische / technische vaardigheden (informatisch, procedures…) :
  Beheersing van computerhulpmiddelen die essentieel zijn voor de goede uitoefening van de functie ;
  Weerstand tegen stress ;
  Zorg voor een zeer strikt administratief beheer ;
  Respect voor procedures ;
  Respect voor de hiërarchische structuur ;
  Vermogen om in een team te werken ;
  Vermogen tot aanpassing ;
  Service gerichtheid en discretie;
  Vermogen om het werk te organiseren volgens prioriteiten en instructies.

Waarden :
  Ten opzichte van het de basisopdracht van het departement : gevoel voor dienstverlening, kwaliteit van het luisterend oor, beschikbaarheid, gevoel van welkom ;
  Ten opzichte van de collega’s : teamgeest, gevoel van samenwerking, solidariteit ;
  Ten opzichte van het werk : betrokkenheid, autonomie, flexibiliteit, striktheid en organisatie, discretie, loyaliteit, initiatief, oplossingsgerichtheid.

COD, voltijds

Gelieve uw CV en uw motiveringsbrief vóór 15/08/2021 te sturen naar het volgend adres :
job8 chez cpasstgilles.brussels
met in het onderwerp vermelding van onze referentie "RECRUT 215" aub.
Enkel de kandidaturen die deze instructies respecteren zullen in aanmerking genomen worden.
Enkel de weerhouden kandidaturen zullen gecontateerd worden.