Privacybeleid

1. Inleiding en identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Sint-Gillis (hierna “het OCMW”) hecht bijzonder belang aan de bescherming van de privacy en de persoonsgegevens van de personen die zijn website gebruiken of die gebruikmaken van zijn diensten. Dit privacybeleid heeft als doel de gebruikers van de website van het OCMW Sint-Gillis (https://www.ocmw1060.be/), evenals elke persoon van wie de gegevens worden verwerkt in het kader van zijn online activiteiten, te informeren over de aard van de verzamelde gegevens, de doeleinden van de verwerking ervan, de rechten waarover zij beschikken en de manier waarop zij deze kunnen uitoefenen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Benaming: Centre Public d’Action Sociale de Saint-Gilles (CPAS de Saint-Gilles) / OCMW Sint-Gillis Maatschappelijke zetel: Fernand Bernierstraat 40, 1060 Sint-Gillis, België KBO-nummer: 0212.348.044 Telefoon: +32 (0)2 600 54 11 E-mailadres: cpas@cpasstgilles.brussels

Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO)

Overeenkomstig artikel 37 van de GDPR heeft het OCMW Sint-Gillis een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld, die uw bevoorrechte contactpersoon vormt voor elke vraag met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens: Specifiek e-mailadres: dpo@cpasstgilles.brussels Postadres: Fernand Bernierstraat 40, 1060 Sint-Gillis

2. Verzamelde gegevens en wijze van verzameling

2.1 Gegevens verzameld via het contactformulier

Wanneer u het contactformulier op onze website gebruikt, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Voornaam en naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Onderwerp en inhoud van uw bericht
• Hoedanigheid (burger, professional uit de sociale sector, institutionele partner)
• Eventuele bijgevoegde bijlage (PDF, afbeelding) en de inhoud ervan

2.2 Gegevens verzameld via het formulier voor een aanvraag om hulp

Wanneer u een aanvraag om hulp of begeleiding indient, verzamelen wij, naast de in punt 2.1 vermelde gegevens, meer uitgebreide gegevens, die gevoelige gegevens in de zin van artikel 9 van de GDPR kunnen omvatten, met name de volgende gegevens:

• Geboortedatum, burgerlijke staat, volledige contactgegevens, gezinssituatie
• Sociaaleconomische situatie (inkomen, huisvesting, werk) en financiële gegevens
• Gezondheidsgegevens, in voorkomend geval, in het kader van medische hulp
• Rijksregisternummer, in voorkomend geval

Wanneer u een aanvraag om hulp indient, is het OCMW wettelijk verplicht uw aanvraag te behandelen en kan het in dat kader gevraagd worden u te verzoeken de bovengenoemde gegevens of bijkomende gegevens te verstrekken die nodig zijn voor de behandeling van uw aanvraag. In dit verband kan het niet verstrekken van de gevraagde gegevens leiden tot een weigering van uw aanvraag, gemotiveerd door het feit dat het OCMW dan, op basis van de verzamelde gegevens, niet in staat is te bepalen of u aan de wettelijke en reglementaire voorwaarden voldoet om sociale hulp te ontvangen. Het OCMW ziet erop toe dat de verzamelde gegevens adequaat, relevant en niet overmatig zijn in het licht van het doel van de verwerking. Gelieve er ook nota van te nemen dat, zodra u een aanvraag om hulp hebt ingediend, het OCMW eveneens wettelijk verplicht is persoonsgegevens over u te verzamelen bij derde instellingen, met name via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

2.3 Automatisch verzamelde gegevens

Tijdens uw bezoek aan de website worden bepaalde technische gegevens automatisch verzameld door de hostingservers of de analysetools, onder voorbehoud van uw toestemming voor deze laatste:

• IP-adres (voor zover mogelijk geanonimiseerd)
• Type en versie van de browser, besturingssysteem
• Geraadpleegde pagina’s, datum en uur van raadpleging, bezoekduur
• Geaggregeerde navigatiegegevens voor statistische doeleinden

3. Doeleinden van de verwerkingen en rechtsgronden

Overeenkomstig artikel 13 van de GDPR informeren wij u over de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en de rechtsgronden waarop elke verwerking berust.

Doel van de verwerking	Rechtsgrond (GDPR)	Categorieën van gegevens	Bewaartermijn	Ontvangers
Antwoorden op uw aanvraag om contact of informatie	Art. 6(1)(e) – Taak van algemeen belang	Identiteit, contactgegevens, onderwerp van het bericht	90 dagen vanaf ontvangst van het bericht	Betrokken diensten van het OCMW
Behandeling van een aanvraag om sociale, financiële of medische hulp	Art. 6(1)(c) – Wettelijke verplichting / Art. 9(2)(b) voor gevoelige gegevens	Identiteit, sociale situatie, in voorkomend geval gezondheidsgegevens	Wettelijke bewaartermijn van OCMW-dossiers (15 jaar vanaf afsluiting van het dossier)	Maatschappelijk werksters en werkers, bevoegde interne diensten, wettelijk gemachtigde derde instellingen
Informatie verstrekken over activiteiten of diensten aangeboden door of in samenwerking met het OCMW	Art. 6(1)(e) – Taak van algemeen belang	Identiteit, contactgegevens, onderwerp van het bericht	Wettelijke bewaartermijn van OCMW-dossiers	Betrokken diensten van het OCMW
Online afspraken maken	Art. 6(1)(b) – Uitvoering van precontractuele maatregelen / Art. 6(1)(e)	Identiteit, contactgegevens, reden	6 maanden na de afspraak	Medewerkers van de betrokken dienst
Bezoekersstatistieken van de website (geanonimiseerd)	Art. 6(1)(a) – Toestemming	Geaggregeerde en geanonimiseerde navigatiegegevens	Maximaal 26 maanden	Interne digitale team, Google Ireland Limited (verwerker GA4)
Vacatures – beheer van spontane sollicitaties	Art. 6(1)(a) – Toestemming	CV, motivatiebrief, contactgegevens	2 jaar na de sollicitatie	HR-departement van het OCMW

4. Verwerking van bijzondere categorieën van gegevens

In het kader van zijn wettelijke verplichtingen en taken van algemeen belang met betrekking tot de behandeling van aanvragen om sociale hulp, kan het OCMW Sint-Gillis genoodzaakt zijn bijzondere categorieën van gegevens te verwerken in de zin van artikel 9 van de GDPR, met name:

• Gegevens met betrekking tot gezondheid, in het kader van dringende medische hulp en medisch-sociale opvolging;
• Gegevens met betrekking tot de administratieve situatie en het verblijfsrecht, in het kader van sociale hulp aan buitenlanders;
• Het rijksregisternummer, in het kader van de identificatie van de begunstigden en de toegang tot sociale rechten.

Deze verwerkingen zijn gebaseerd op artikel 9(2)(b) van de GDPR (wettelijke verplichtingen inzake arbeidsrecht, sociale zekerheid en sociale bescherming) en op artikel 9(2)(g) (belangrijke redenen van algemeen belang), zoals nader bepaald door de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s, de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie en hun uitvoeringsbesluiten. Versterkte technische en organisatorische maatregelen worden toegepast om deze gegevens te beschermen (strikte toegangscontroles, traceerbaarheid van de raadplegingen).

5. Ontvangers van de gegevens

5.1 Interne toegang

Uw gegevens zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers van het OCMW Sint-Gillis die daartoe gemachtigd zijn in het kader van hun functie. De toegang is strikt beperkt tot wat noodzakelijk is (need-to-know-principe).

5.2 Partners en verwerkers

In het kader van de werking van de website en het administratief beheer kunnen bepaalde gegevens worden doorgegeven aan verwerkers in de zin van artikel 28 van de GDPR. Deze verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van het OCMW en in het kader van een verwerkersovereenkomst conform de GDPR. Met betrekking tot de website zijn de verwerkers de volgende:

• Hostingprovider: Amazon Web Services EMEA SARL (AWS), regio eu-west-3 (Parijs, Frankrijk) — maatschappelijke zetel: 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. De gegevens blijven gehost binnen de EU. AWS treedt op als verwerker in het kader van een DPA conform de GDPR.
• Technisch onderhoud van de website: Opengraphy SRL, Square Eugène Plasky 92, 1030 Schaarbeek (voor de duur van het onderhoudscontract)
• Webstatistiektool: Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland). Doorgifte van gegevens naar de Google-servers onderworpen aan de mechanismen voor doorgifte EU–Verenigde Staten (Data Privacy Framework). Onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de gebruiker.

Met betrekking tot aanvragen om hulp kunnen de gegevens enkel worden doorgegeven aan verwerkers (leveranciers) voor zover strikt noodzakelijk voor de werking van toepassingen of informaticasystemen die deze verwerkers aan het OCMW leveren.

5.3 Wettelijk gemachtigde derde instellingen

Bij de uitoefening van zijn wettelijke opdrachten kan het OCMW verplicht zijn bepaalde gegevens mee te delen aan naar behoren gemachtigde institutionele derden, met name (en zonder dat deze lijst exhaustief is):

• De POD Maatschappelijke Integratie;
• Het bevoegde ziekenfonds of de HZIV, in het kader van medische hulp;
• De gerechtelijke instanties en autoriteiten, op wettelijke vordering of in geval van een gerechtelijke procedure.

Het OCMW Sint-Gillis verkoopt, verhuurt of geeft uw persoonsgegevens niet door aan derden voor commerciële doeleinden of prospectie.

6. Doorgiften buiten de Europese Unie

Het OCMW Sint-Gillis ziet erop toe dat de persoonsgegevens die in het kader van deze website worden verwerkt, gehost blijven binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER). Indien een verwerker of een tool van een derde partij een doorgifte buiten de EU/EER zou vereisen, zorgt het OCMW ervoor dat deze doorgifte omkaderd wordt door passende waarborgen overeenkomstig Hoofdstuk V van de GDPR (adequaatheidsbesluit, modelcontractbepalingen aangenomen door de Europese Commissie, of ander gelijkwaardig mechanisme).

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden slechts bewaard gedurende de periode die strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, overeenkomstig artikel 5(1)(e) van de GDPR. De indicatieve termijnen zijn opgenomen in de samenvattende tabel van artikel 3. Zij houden rekening met:

• De wettelijke bewaarplichten opgelegd aan de OCMW’s door de wetgeving;
• De burgerlijke en strafrechtelijke verjaringstermijnen die van toepassing zijn in het Belgisch recht;
• De aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Bij het verstrijken van de bewaartermijnen worden de gegevens op veilige wijze gewist of op onomkeerbare wijze geanonimiseerd. Gegevens die het voorwerp uitmaken van een wettelijke archiveringsplicht worden bewaard onder voorwaarden van beperkte toegang.

8. Uw rechten

Overeenkomstig de GDPR en de Belgische wet van 30 juli 2018 beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die door het OCMW Sint-Gillis worden verwerkt:

Recht van inzage (art. 15 GDPR)

U hebt het recht bevestiging te verkrijgen of gegevens over u al dan niet worden verwerkt, en om er een kopie van te ontvangen, samen met de informatie over de voorwaarden van deze verwerking.

Recht op rectificatie (art. 16 GDPR)

U hebt het recht om zo snel mogelijk de rectificatie te verkrijgen van onjuiste of onvolledige gegevens over u.

Recht op verwijdering (art. 17 GDPR)

U kunt de verwijdering van uw gegevens vragen in de gevallen voorzien door de GDPR. Dit recht is niet van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of voor de naleving van een wettelijke verplichting.

Recht op beperking van de verwerking (art. 18 GDPR)

In de gevallen voorzien door de GDPR kunt u vragen dat de verwerking van uw gegevens wordt beperkt.

Recht van bezwaar (art. 21 GDPR)

In de gevallen voorzien door de GDPR kunt u, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van een taak van algemeen belang. Het OCMW kan de verwerking evenwel voortzetten indien het dwingende gerechtvaardigde redenen aantoont die zwaarder wegen dan uw belangen.

Recht op overdraagbaarheid (art. 20 GDPR)

Dit recht is enkel van toepassing op verwerkingen gebaseerd op toestemming of de uitvoering van een overeenkomst en uitgevoerd via geautomatiseerde middelen.

Recht om uw toestemming in te trekken (art. 7 GDPR)

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming (bv. analytische cookies), kunt u deze op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking.

Hoe uw rechten uitoefenen

Om een van bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u uw aanvraag richten:

• Per e-mail: dpo@cpasstgilles.brussels
• Per post: OCMW Sint-Gillis – Functionaris voor Gegevensbescherming, Fernand Bernierstraat 40, 1060 Sint-Gillis

Uw aanvraag wordt behandeld binnen een termijn van één maand vanaf ontvangst. Deze termijn kan met twee bijkomende maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit of het aantal aanvragen, in welk geval u hiervan op de hoogte wordt gebracht. Het OCMW kan u vragen uw identiteit te bewijzen voordat het gevolg geeft aan uw aanvraag.

Recht om een klacht in te dienen

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens een schending van de GDPR vormt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be

9. Beveiliging van de gegevens

Het OCMW Sint-Gillis past passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen elke ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of accidentele openbaarmaking, overeenkomstig artikel 32 van de GDPR. Deze maatregelen omvatten onder meer (niet-exhaustieve lijst):

• De versleuteling van communicatie via het HTTPS-protocol (TLS);
• Het beheer van toegangsrechten op basis van het need-to-know-principe;
• Procedures voor back-up en herstel van gegevens;
• De pseudonimisering van gegevens wanneer dit technisch haalbaar en passend is;
• Regelmatige beveiligingsaudits van de technische infrastructuur;
• Een procedure voor het beheer van datalekken conform artikel 33 van de GDPR (melding aan de GBA binnen 72 uur bij een inbreuk die een risico inhoudt voor de betrokken personen).

10. Cookies

Deze website kan gebruikmaken van cookies en soortgelijke technologieën. Voor alle informatie met betrekking tot de gebruikte cookies, hun doel en de manier waarop u uw voorkeuren kunt beheren, gelieve het Cookiebeleid te raadplegen dat beschikbaar is op deze website.

11. Minderjarigen

De website van het OCMW Sint-Gillis is niet bestemd voor personen jonger dan 16 jaar. Het OCMW verzamelt niet bewust persoonsgegevens over minderjarigen jonger dan 16 jaar via zijn website zonder de voorafgaande toestemming van hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Indien u ouder of wettelijke vertegenwoordiger bent en er kennis van hebt dat een minderjarige onder uw hoede persoonsgegevens heeft doorgegeven via deze website, kunt u de verwijdering ervan vragen door contact op te nemen met de DPO via de in artikel 8 vermelde gegevens.

12. Wijzigingen van dit beleid

Het OCMW Sint-Gillis behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen, met name om te voldoen aan elke wetgevende of reglementaire evolutie, of om rekening te houden met nieuwe verwerkingsactiviteiten. Bij een substantiële wijziging zal een kennisgeving zichtbaar op de website worden geplaatst. Wij moedigen u aan deze pagina regelmatig te raadplegen. Datum van laatste update: 21 september 2026